Servicios de consultoría para la organización de la conferencia regional “Jueces como Constructores de Paz”.
Contexto
El Consorcio Internacional de Asistencia Legal (ILAC) es una organización no gubernamental internacional. ILAC trabaja para fortalecer el estado de derecho, empoderar a los profesionales del derecho y garantizar el acceso igualitario a la justicia para todos, especialmente donde las necesidades de justicia de las personas son mayores: en conflictos, crisis o transiciones democráticas. Establecido en 2002, ILAC está compuesto por más de 80 miembros, entre colegios de abogados, sociedades de abogados y destacados expertos legales de todo el mundo. ILAC tiene acceso a más de 3 millones de profesionales del derecho en todo el mundo, incluidos jueces, abogados, fiscales y administradores de tribunales.
Actualmente ILAC está desarrollando el proyecto “Jueces como Constructores de Paz” con el objetivo de promover la paz y la estabilidad social apoyando y empoderando a los jueces y actores del sector justicia en Colombia, Guatemala y México en su lucha contra la corrupción e impunidad al mismo tiempo que defienden la independencia judicial. El proyecto se enmarca en la Agenda 2030, especialmente en el Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS) 16: Promover sociedades justas, pacíficas e inclusivas y en el ODS 5: Lograr la igualdad entre los géneros y empoderar a todas las mujeres y las niñas. El proyecto está compuesto por tres mesas redondas virtuales y una conferencia regional en persona, que se llevará a cabo en enero de 2021 en la Ciudad de México.
Este proyecto es una iniciativa de ILAC que se implementará en colaboración con sus miembros, el Centro Cyrus R. Vance para la Justicia Internacional del Colegio de Abogados de la Ciudad de Nueva York (Vance Center) y la Asociación Internacional de Mujeres Juezas (IAWJ).
Para apoyar en la organización de conferencia regional, ILAC contratará a un consultor con base en la Ciudad de México. El consultor apoyará el equipo de gestión del proyecto.
Fechas de la conferencia regional:
- El 27 de enero hasta el 29 de enero.
Objetivo del encargo
El Consultor realizará las tareas que se describen abajo, entre noviembre y fines de enero. El Consultor trabajará en estrecha coordinación con el equipo de gestión del proyecto formado por miembros de ILAC, el Vance Center y la IAWJ. Los detalles de las tareas listadas abajo están sujetas a cambios, que seguirán de acuerdo con cambios en la agenda de la conferencia. Las tareas comprenderá, pero no se limitará a:
1. Asegurar, reservar y gestionar las vías para la conferencia
- Proporcionar a ILAC cotizaciones de por lo menos tres lugares de conferencias en México adecuados para aproximadamente 40 participantes y que estén de acuerdo con medidas de distanciamiento social si aún determinadas y de acuerdo con regulaciones el gobierno local. El local de la conferencia debe en el centro de la Ciudad de México.
- Asegurarse de que las opciones de lugares para la conferencia son seguros y adecuados para la realización del evento.
- Asegurarse de que el lugar esté cerca de del alojamiento seleccionado por ILAC, y puntos previamente determinados de interés.
- Asegurarse de que todas las salas de reuniones (para sesiones plenarias y de pequeños grupos) estén organizadas y listas para la conferencia según el programa de la conferencia.
- Establecer un equipo de soporte de TI y audiovisual para ayudar a los presentadores en las salas de sesiones.
- Establecer un lugar donde los presentadores puedan cargar y modificar sus presentaciones.
- Asegurarse de que todas las presentaciones se carguen antes de cada sesión y notifique al personal de ILAC si las presentaciones no estén disponibles.
- Asegurarse de que los técnicos de servicio estén disponibles de inmediato cuando necesario.
- Asegurarse de que el servicio de catering (es decir, pausas para el café, bocadillos y almuerzos todos los días) esté disponible para todos los participantes.
- Asegurarse de que el lugar tenga acceso a Internet de alta velocidad disponible para los participantes de la conferencia.
2. Alojamiento de los participantes
- Proporcionar a ILAC cotizaciones de por lo menos tres alojamientos con desayuno en la Ciudad de México, preferencialmente próximos a el lugar seleccionado para la conferencia.
- Reservar grupos de alojamiento para los participantes y para el equipo de gestión del proyecto.
- Recomendar alojamiento alternativo si el alojamiento asegurado alcanzar su capacidad máxima.
- Proporcionar a ILAC cotizaciones de billetes de vuelo para los participantes, excepto para el equipo de gestión.
- Gestionar reservas de viajes y reservas de habitaciones para los participantes.
- Gestionar reservas de habitaciones para el equipo de gestión del proyecto.
3. Traslado para los participantes
- Proporcionar a ILAC cotizaciones de traslado para los participantes desde el aeropuerto hasta el hotel seleccionado en la Ciudad de México y vice-versa y también entre el alojamiento seleccionado hasta el lugar de la conferencia. El traslado deberá ser ofrecido preferencialmente para grupos de participantes.
- Gestionar el transporte para participantes entre el aeropuerto hasta el hotel seleccionado en la Ciudad de México y vice-versa y también entre el alojamiento seleccionado hasta el lugar de la conferencia.
- Proporcionar cotizaciones para el transporte de regreso de los participantes desde el lugar de la conferencia hasta la cenas y desde el lugar de la cena hasta el hotel.
- Reservar y organizar el traslado entre el lugar de la conferencia y el de la cena como también desde del lugar de la cena hasta el hotel.
4. Registro y gestión de participantes
Antes de la conferencia
- Proporcionar a ILAC actualizaciones periódicas sobre los registros de participantes y la lista de registros.
- Seguimiento de inscripciones pendientes.
- Asegurar una comunicación clara, reflexiva y amable con todos los participantes. Enviar información a todos los participantes (detalles de llegada, hoteles, requisitos de visado, vacunación, información general de la ciudad, etc.)
- Cuando necesario, guiar y auxiliar participantes con relación a testes de Covid-19.
- Comunicarse con los consulados / delegados con respecto a las solicitudes de visa para delegados según sea necesario
Durante la conferencia regional
- Organizar el transporte de participantes desde el hotel hasta el lugar de la conferencia.
- Disponer un funcionario para proveer información general y asistencia para los participantes durante toda la conferencia.
- Gestionar el registro y la distribución de los materiales y etiquetas de nombre de la conferencia en el lugar.
- Asegurar que los servicios de catering y asistencia de TI funcionen como acordado.
5. Planificación y coordinación de eventos especiales
- Proporcionar a ILAC cotizaciones de posibles lugares donde se puede realizar cenas por dos días.
- Reservar y organizar las cenas.
- Gestionar el traslado hasta y desde el lugar de las cenas.
- Proporcionar a ILAC opciones de excursión para los participantes a un lugar de interés en la Ciudad de México o en cerca de la ciudad. La excursión se llevará a cabo al fin de la conferencia, el sábado después del almuerzo. La excursión deberá ser paga por los participantes interesados.
- Organizar a ILAC opciones de excursión para los participantes a un lugar de interés.
- Coordinar y efectuar el pago de los costos de la excursión.
6. Gestión y arreglos logísticos generales
- Preparar el espacio, mobiliario y equipamiento requerido para presentaciones y área de conferencia.
- Planificación y organización de todas las comidas (almuerzos y bocadillos), pausas para el café y otros eventos sociales durante la conferencia.
- Impresión de pancartas para la conferencia con diseño aprobado.
- Proporcionar a ILAC opciones de mechandising (bloc de notas, bolsas, etc).
- Organizar el merchandising seleccionado para los participantes.
- Impresión y organización de etiquetas de nombre / insignias para todos los participantes y equipo de gestión.
- Organizar servicios de streaming para sala plenaria.
- Envío de todos los materiales de la conferencia (es decir, pancartas, telas, publicaciones sobrantes, etc.) de regreso a la oficina de ILAC en Suecia.
7. Coordinación de servicios operados por terceros
- Presentar un mínimo de 3 cotizaciones por proveedor de servicios y obtenga la aprobación de ILAC antes de la contratación.
- El pago de las facturas de servicios terciarios serán efectuados directamente por ILAC. La persona consultora deberá coordinar estos servicios y enviar las facturas de los proveedores terciarios, seleccionados por ILAC, para el punto de contacto en ILAC.
Punto focal y duración del contrato
El organizador del evento será directamente responsable ante el personal del proyecto ILAC.
La Oficial de Programas de ILAC será la persona focal a quien el/la gerente del evento reportará directamente con el apoyo de otros miembros de ILAC, el Vance Center y la IAWJ.
La asignación se ejecutará desde noviembre de 2021 hasta finales de enero de 2022 y todos los aspectos acordados se debe entregar dentro de, en el máximo, 1 mes después de la finalización de la conferencia.
Calificaciones
Se espera que el Consultor tenga las siguientes calificaciones:
- Por lo menos 3 años liderando la planificación de conferencias y la gestión de eventos de alto nivel.
- Habilidad del personal para proporcionar los servicios requeridos.
- Excelentes habilidades organizativas con la capacidad de planificar y cumplir con los plazos a través y con personas e individuos de orígenes diversos e interculturales.
- Referencia a importantes conferencias organizadas anteriormente.
- Sólida gestión de proyectos y presupuestarios.
- Fluidez en español, fluidez en inglés será una ventaja.
- Excelentes habilidades de comunicación con la capacidad de escribir de manera clara, concisa y con una fuerte comunicación verbal habilidades.
- Capacidad para trabajar de manera eficaz y eficiente en plazos ajustados y en múltiples proyectos simultáneamente.
- Fuerte orientación al servicio al cliente.
Solicitudes
Se invita a los candidatos interesados a enviar sus solicitudes electrónicamente. Las empresas interesadas deben presentar:
Una propuesta técnica que no exceda de cuatro páginas detallando:
- En qué medida su experiencia es relevante para la tarea: proporcione ejemplos concretos.
- Enfoque, plan, capacidad, competencia y otra información relevante sobre la capacidad para ofrecer con éxito una conferencia internacional.
- Propuesta financiera detallada en USD.
- Perfil de la empresa y certificados relevantes
- Hoja de Vida del personal que demuestre experiencia relevante para la consultoría.
Los documentos de respaldo a la siguiente dirección:
Vanessa Passos Araújo, Oficial de Programa en vanessa.passos.araujo@ilac.se. La fecha límite para enviar solicitudes es el 05 de noviembre de 2021.